மின்னஞ்சல் கடிதங்களுக்கான பத்து அன்புக் கட்டளைகள்

ஈமெயில் அனுப்புபவரா நீங்கள்?



இன்று வீட்டு முகவரி அலுவலக முகவரியை விடவும் முக்கியம் உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரி. ஒற்றை வரியில் உலகமே உங்களை அடையாளம் கண்டுகொள்கிறது. ஈமெயில் எனப்படும் இந்த மின்னஞ்சலில் உள்ள சிறப்பம்சங்களை சரியாகப் பயன்படுத்திக் கொள்ள விருப்பமா? அப்படியானால் தொடர்ந்து படியுங்கள்.

ஒரு நிறுவனத்தின் தலைவருக்கு வேலை வாய்ப்பு கோரியோ, அல்லது அயல்நாட்டில் இருக்கும் நிறுவனத்திடம் வணிக வாய்ப்பு வேண்டியோ நீங்கள் அனுப்பும் ஈமெயில் சில நிமிடங்களிலேயே நேரடியாக அவர்கள் கணினியில் இறங்கிக் கண்சிமிட்டுகிறது.

இடையில் யாரும் பிரித்துப் பார்க்க வாய்ப்பில்லை. தபாலில் தவறாது. சில சமயங்களில் ஸ்பாம் (spam) பகுதியில் சென்று விழுவதைத்தவிர உரியவரைச் சென்று சேர்வதில் அதிகபட்ச உத்திரவாதம் கொண்டது ஆகிய சிறப்புகள் ஈமெயிலுக்கு உண்டு. ஆனால், அதனைத் திறந்து வாசிக்கிறபோதே உங்களைப் பற்றிய உடனடி அபிப்பிராயத்தை அவர்களுக்கு எது உருவாக்குகிறது தெரியுமா? நீங்கள் ஈமெயில் எழுதியுள்ள முறை.

நாம், அவர்கள் கவனத்தைக் கவர்வதாக நினைத்துக் கொண்டு எல்லாவற்றையும் பெரிய எழுத்துக்களில் (Capital Letters) அனுப்புவோம்.

மேலைநாடுகளைப் பொறுத்தவரை பெரிய எழுத்துக்களில் ஈமெயில் அனுப்பினால், நாம் ஏதோ கோபத்திலும் எரிச்சலிலும் இருப்பதாகவும், அதை வெளிப்படுத்துவதாகவும் நினைத்துக் கொள்வார்கள்.

எனவே உங்கள் விசைப்பலகையில் உள்ள ‘ஷிஃப்ட்’ விசையை சரியாகப் பயன் படுத்துவது அவசியம்.

ஈமெயிலில், பெரிய பெரிய வாசகங்களைச் சுருக்கி வார்த்தைகளாய் அடிப்பதன் மூலம், நாம் இயல்பான தகவல் தொடர்பை மேற்கொள்வதாக நினைக்கிறோம். குறிப்பாக, மொபைல் போன்களில் அனுப்பப்படும் குறுஞ்செய்திகள் இந்த மோசமான கலாச்சாரத்தைத் தொடங்கிவைத்தன. நண்பர்கள் மத்தியில் அது தவறாக எடுத்துக் கொள்ளப்படாது.

ஆனால், அலுவல் மற்றும் வணிகரீதியான ஈமெயில்களில் வாக்கியங்களை, வார்த்தைகளாக சுருக்குவது, அலட்சியத்தையும் அக்கறை இன்மையினையும் வெளிப் படுத்தக்கூடும்.

"Regards" என்ற சொல் ”Regds”என்கிற போது உயிரற்றதாக ‘கடனே’ என்று சொல்லப்படுவதாக ஓர் எண்ணத்தை ஏற்படுத்தி விடுகிறது. உரிய இடங்களில் நிறுத்தக் குறிகள் (Punctuations) பயன்படுத்தாத ஈமெயில்களும் அலட்சியமாய் எழுதப் பட்டதாகவே கருதப்படக்கூடும்.

ஆனால் சிலரோ, தங்கள் ஈமெயில் முழுவதும் நிறுத்தக் குறிகளை, பாரி வள்ளல்போல் வாரி வழங்குவார்கள். How are you!!!! என்று தொடங்கும் ஈமெயில் உங்களைப் பற்றியும் உங்கள் நிறுவனம் பற்றியும் தவறான அபிப்பிராயத்தை ஏற்படுத்தும்.

இந்தியாவிலிருந்து இப்படிப்போன ஈமெயில் ஒன்றிற்கு அமெரிக்க நிறுவனம் பதிலளித்துவிட்டுப் பின் குறிப்பில் இப்படிக் கேட்டது.
P.N: May we know why your mail is shouting?
(பி.கு: உங்கள் மின்னஞ்சல் ஏன் இப்படி சத்தம் போடுகிறது என்று தெரிந்து கொள்ளலாமா?)

சீரான எழுத்தளவுகளில், இலக்கணப் பிழைகள் இல்லாமல், அனாவசியமான நிறுத்தக் குறிகளைப் பயன்படுத்தாமல் வெவ்வேறு வண்ணங்களைப் பயன்படுத்திக் கண்களை உறுத்தாமல், மிதமாகவும், இதமாகவும் உங்கள் ஈமெயிலின் மொழி நடையும் எழுத்துக்களும் இருக்கும்படி பார்த்துக் கொள்ளுங்கள்.

வரிகளுக்கிடையே சமச்சீராக இடைவெளிவிடுங்கள். புல்லட் பாய்ண்ட் அல்லது எண் வரிசையிட்டு முக்கியமான விஷயங்களை நிரல்படுத்துங்கள்.

உங்கள் கணினியிலோ, அல்லது உங்களுக்கு யாராவது அனுப்பிய ஈமெயிலிலோ வித்தியாசமான, வசீகரமான படங்கள் இருக்கக் கூடும். அவற்றை சம்பந்தமேயில்லாமல் உங்கள் மடலோடு இணைத்து அனுப்பாதீர்கள்.

Attachment உடன் வருகிற ஈமெயிலைக் கொஞ்சம் அச்சத்துடன்தான் யாரும் திறப்பார்கள்.

சம்பந்தமில்லாத படங்களையோ பொன் மொழிகளையோ அனுப்பினால், அவர்கள் எரிச்சலடைய வாய்ப்புகள் அதிகம். விசையைத் தட்டினால் சில விநாடிகளுக்குள் சென்று சேரப் போகிறது உங்கள் ஈமெயில். எனவே அவசரப்படாமல், ஒருமுறைக்குப் பலமுறை படித்து பிழைகள் இல்லாமல் ஈமெயில் அனுப்புங்கள்.

எல்லாவற்றையும் விட முக்கியம், உடனடி பதில் எதிர்பார்த்துத்தான் ஈமெயில் அனுப்பப் படுகிறது. எனவே, ஆற அமர பதில் எழுதாதீர்கள். “போனவாரம் நீங்கள் அனுப்பிய ஈமெயில் கிடைத்தது” என்று உங்கள் பதில் தொடங்கினால் உங்கள் “சுறுசுறுப்புக்கு” ஈடுகொடுக்க, பதில் கொடுக்க முடியாதென்று உங்களுடன் வணிகத் தொடர்பு வைத்துக் கொள்ளவே தயங்குவார்கள்.

மின்னஞ்சல் என்பது விஞ்ஞானம் தந்துள்ள வரங்களில் ஒன்று. அதை மிகச் சரியாகப் பயன்படுத்தி வளருங்கள்

மின்னஞ்சல் கடிதங்களுக்கான பத்து அன்புக் கட்டளைகள்.

மின்னஞ்சல் கடிதங்கள் இன்று ஒவ்வொருவர் வாழ்விலும் இன்றியமையாத தேவையாய் மாறிவிட்டன. வெளியூரில் விருந்தினர் அல்லது நண்பர்கள் வீட்டிற்குச் சென்றால் உபசரிப்பதற்காக கொஞ்சம் காபி தரட்டுமா? என்று கேட்பது போல "உங்கள் இமெயில் பார்க்கணும்னா இங்கேயே எங்க கம்ப்யூட்டர்ல செக் பண்ணிக்கிறீங்களா?என்று கேட்பது வாடிக்கையாகிவிட்டது.

அந்த அளவிற்கு அனைவருக்கும் அன்றாடம் இமெயில் பார்க்க வேண்டியது அவசியமாகிவிட்டது. கடிதங்களை பேப்பரில் எழுதி கவர் வாங்கி மூடி ஸ்டாம்ப் ஒட்டி தபால் அனுப்புவது இப்போது எவ்வளவோ குறைந்துவிட்டது. இந்த சூழ்நிலையில் நாம் அனுப்பும் இமெயில் கடிதங்கள் நம்முடைய பண்பையும் காட்டுவதாக அமைய வேண்டாமா?

பேப்பரில் எழுதும்போது எத்தனை ஒழுக்க முறைகளைக் கடைப்பிடிக்கிறோம். சரியாக வரவில்லை என்றால் எத்தனை பேப்பரைக் கிழித்து எறிந்து விட்டு பின் எழுதுகிறோம். அதே போல இமெயில் கடிதங்களை அமைப்பதிலும் எழுதுவதிலும் பல நல்ல வழிகளைக் கடைப்பிடித்தால் நல்லது.

அவற்றில் சிலவற்றை இங்கு பார்ப்போம்.

1. ஒரே இமெயில் கடிதத்தினைப் பலருக்கும் அனுப்புகையில் பெறுபவர் முகவரியில் அனைத்து முகவரிகளையும் அமைக்க வேண்டாம். தங்களுடைய இமெயில் முகவரிகளைத் தேவையின்றி அடுத்தவர்கள் அறிவதனை யாரும் விரும்ப மாட்டார்கள். எனவே பெறுபவருக்கான இடத்தில் (To:) உங்கள் முகவரியினையும் BCC என்ற இடத்தில் அனைத்து முகவரிகளையும் அமைத்து அனுப்பவும். BCC என்பது Blind Carbon Copy ஆகும்.

அதாவது நீங்கள் யார் யாருக்கெல்லாம் இந்தக் கடிதத்தினை அனுப்பி உள்ளீர்கள் என்று யாருக்கும் தெரியாது. அதனைத் தெரிவிக்க வேண்டுமென்றால் அதனைக் கடிதத்திலேயே தெரிவித்து விடலாம். இதனால் நீங்கள் பலருக்கு அனுப்பி உள்ளது மட்டுமே அனைவருக்கும் தெரியும். ஆனால் அவர்கள் இமெயில் முகவரி மற்றவருக்குத் தெரிய வாய்ப்பில்லை அல்லவா!

2. கடிதத்தின் Subject என்ற பிரிவில் உங்கள் கடிதம் எதனைக் குறித்துள்ளது என ரத்தினச் சுருக்கமாகவும் அதே நேரத்தில் தெளிவாகவும் குறிப்பிடவும். இது கடிதங்களின் பட்டியலை உங்கள் நண்பர் பெறுகையில் கடிதம் எது குறித்து என்று அறிந்து அதற்கேற்ற வகையில் முக்கியத்துவம் தருவார். எனவே "Hi" or "Hello" or "Help" என்ற சொற்களை Subject பிரிவில் அமைப்பதனை அறவே தவிர்க்கவும்.

3. மிகப் பெரிய பைல்களை இணைப்பாகத் தருவதனைத் தவிர்க்கவும். இவற்றை இறக்கிட அதிக நேரம் எடுக்கும் என்பதாலும் அதற்கு இன்டர்நெட் இணைப்பிற்கான பணம் கூடுதலாகச் செலவழியும் என்பதாலும் உங்கள் நண்பர் எரிச்சல் பட்டு அதனைப் படிக்காமலேயே இருந்து விடுவார்.

எளிதாகச் செலவின்றி இறக்கம் செய்யக் கூடிய பிராட் பேன்ட் இன்டர்நெட் இணைப்பை எல்லாரும் வைத்திருப்பார்கள் என்று எதிர்பார்க்காதீர்கள். அப்படியும் ஒரு பெரிய பைலை இணைக்க வேண்டும் என்றால் இதற்கெனவே உள்ள Yousendit போன்ற தளங்களில் உங்கள் பைல்களை அமைத்து அதற்கான தொடர்பினை உங்கள் கடிதத்தில் தந்துவிடவும்.

4. ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பைல்களை இணைப்பாகத் தர எண்ணினால் அவற்றை ஸிப் செய்து அனுப்பவும். அப்போது தான் கடிதத்தினைப் பெறுபவர் அனைத்து பைல்களையும் பெறுவது உறுதிப் படுத்தப்படும். இல்லை என்றால் ஒன்று கிடைத்து ஒன்று கிடைக்காமல் போகலாம்.

5. எந்த இமெயில் கடிதத்தினையும் ஒருவர் மீது கோபத்தில் இருக்கும்போதோ எழுத வேண்டாம். அப்படியே உங்கள் ஆத்திரத்தைத் தணித்துக் கொள்ள எழுதினாலும் உடனே அதனை அனுப்ப வேண்டாம். சிறிது காலம் கழித்து அனுப்ப அதனைத் திறந்து படித்துப் பார்க்கவும். நீங்களாகவே அந்த கடிதத்தினை மாற்றி எழுத முடிவு செய்வீர்கள்.

6. மின்னஞ்சல் கடிதத்தினைப் பெறுபவர் படித்துவிட்டார் என்ற சான்றினை நீங்கள் பெறும் வகையில் ஒரு கடிதத்தினை அனுப்பலாம். ஆனால் இது போன்ற பெற்றதற்கான அஞ்சல் ஒன்றைப் பெறும் வசதியைப் பயன்படுத்தாமல் இருப்பதே நல்லது. பெறுபவர் இது குறித்த ஆப்ஷன் விண்டோ ஒன்றைப் பெறுவார். பின் அதற்கு நேரம் ஒதுக்கி பதில் அளிக்க வேண்டும். எனவே அவர் அதனை விரும்ப மாட்டார்.

7. உங்களுக்கென தனிப்பட்ட முறையில் வரும் கடிதங்களுக்கு உடனடியாகப் பதில் கடிதம் ஒன்றை அனுப்பவும். ஏனென்றால் உங்களுக்கு கடிதத்தினை அனுப்பியவர் பதிலுக்குக் காத்திருப்பார்.

8. எப்போதும் மின்னஞ்சல் கடிதங்களை சுருக்கமாகவும் நேரடியாக விஷயத்தைத் தெரிவிப்பதாகவும் அமைத்திடுங்கள். இந்தக் கடிதத்தைப் படிக்கும் நீங்களும் உங்கள் குடும்பத்தினரும் நல்ல சுகத்துடன் இருப்பீர்கள் என்று எண்ணுகிறேன் என்று எழுதுவதெல்லாம் பேப்பரில் எழுதுவதற்குத்தான் சரி. மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் இருக்கக் கூடாது.

9. கடித்ததை அனுப்ப பட்டனை அழுத்தும் முன் எப்போதும் கடிதத்தில் பிழைகள், இலக்கண தவறுகள் இருக்கிறதா என ஒரு முறை சோதித்த பின்னர் அனுப்பவும். தவறுகள் இருந்தால் நீங்கள் சீரியசாக அந்தக் கடிதத்தை எழுதவில்லை என்று உங்களைப் பற்றிய தவறான எண்ணத்தை அக்கடிதம் ஏற்படுத்திவிடும்.

10. நீங்கள் ஏதேனும் மெயிலிங் லிஸ்ட்டில் இருந்தால் உங்கள் முகவரி, மொபைல் போன் எண்கள் ஆகியவற்றை அனைவரும் அறியும் வண்ணம் தருவதனைத் தவிர்க்கவும். குறிப்பிட்ட நபர்களை உங்கள் தனி மின்னஞ்சல் முகவரியில் தொடர்பு கொள்ளச் சொல்லி பின் தெரிவிக்கவும். அல்லது அவர்களின் தனி மின்னஞ்சல் முகவரியினைப் பெற்று தொடர்பு கொள்ளவும். ஏனென்றால் மெயிலிங் லிஸ்ட்டில் உள்ள எல்லாரும் நல்லவர்கள் என்றும் உங்கள் நண்பர்கள் என்றும் நீங்கள் எதிர்பார்க்க முடியாது.

NAGOREFLASH// THANKS TO http://vanjoor-vanjoor.blogspot.com/2007/02/blog-post_27.html